El art. 28.2 de la Ley 39/2015, en la redacción dada por la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, establece, en relación con el deber de las personas interesadas de aportar al procedimiento administrativo los datos y documentos exigidos por las Administraciones Públicas de acuerdo con lo dispuesto en la normativa aplicable, que las personas interesadas tienen derecho a no aportar los documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante o hayan sido elaborados por cualquier otra Administración
En estos supuestos, la Administración actuante puede consultar o recabar dichos documentos salvo que la persona interesada se oponga a ello, oposición que no es posible cuando la aportación del documento venga exigida en el marco del ejercicio de potestades sancionadoras o de inspección. La consulta o la obtención de los documentos ha de hacerse electrónicamente a través de las redes corporativas de las Administraciones públicas o mediante consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto.
Señala también el art. 28.3 de la Ley 39/2015 que las Administraciones Públicas no han de requerir a las personas interesadas datos o documentos que hayan sido aportados anteriormente por la persona interesada a cualquier Administración, siempre que esta indique en qué momento y ante qué órgano administrativo presentó los citados documentos. En este caso, las Administraciones Públicas han de recabarlos electrónicamente por los medios indicados en el párrafo anterior, salvo que conste en el procedimiento la oposición expresa de la persona interesada o la ley especial aplicable requiera su consentimiento expreso, y solo excepcionalmente, si las Administraciones Públicas no pudieran recabar los citados documentos, pueden solicitar nuevamente a la persona interesada su aportación.
El Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, aprobado por el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo (en adelante, Reglamento), establece en su art. 61 las reglas aplicables a las transmisiones de datos entre Administraciones públicas cuando las personas interesadas no aporten datos y/o documentos que ya obren en poder de las Administraciones Públicas y sea necesario recabarlos para la tramitación de un determinado procedimiento administrativo.
A este respecto, la regla general es el acceso electrónico por parte del órgano administrativo encargado de la tramitación del procedimiento a los datos, documentos o certificados necesarios mediante consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto. Dicho órgano administrativo incorporará la información obtenida al procedimiento administrativo correspondiente, y dejará constancia en los ficheros del órgano, organismo público o entidad de derecho público cedente del acceso a los datos o documentos efectuado.
De forma excepcional, y solamente cuando no sea posible el acceso electrónico a los datos, la información puede ser solicitada por otros medios habilitados al efecto y se ha de conservar la documentación acreditativa de la circunstancia que imposibilitó dicho acceso electrónico, incorporándola al expediente.
La transmisión de datos ha de llevarse a cabo siempre a solicitud del órgano o entidad tramitadora. La solicitud ha de tener el siguiente contenido:
·
La identificación de los
datos requeridos y sus titulares,
·
La finalidad para la que
se requieren los datos.
·
Si en la petición de datos
interviene un empleado o empleada público se ha de incluir la identificación de
este en la petición.
La responsabilidad del correcto acceso electrónico a los datos cuya titularidad corresponda a otro órgano, organismo público o entidad de derecho público, así como de su utilización, en particular, cuando los datos a los que se accede tengan un régimen de especial protección, corresponde al órgano, organismo público o entidad de derecho público cesionario. Cuando para dicho acceso se requiera el consentimiento de la persona interesada, el cesionario será responsable del requerimiento de dicho consentimiento.
La cesión de datos dentro de una actuación administrativa puede llevarse a cabo, entre otras formas, de manera automatizada, entendiéndose por tal la consulta realizada íntegramente a través de medios telemáticos en la que no haya intervenido de forma directa un empleado o empleada público.
El Reglamento establece una regla específica respecto a las transmisiones de datos que se realicen en virtud del artículo 14 del Reglamento (UE) n.º 2018/1724 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 2 de octubre de 2018, relativo a la creación de una pasarela digital única de acceso a información, procedimientos y servicios de asistencia y resolución de problemas y por el que se modifica el Reglamento (UE) n.º 1024/2012, que prevé la creación de un sistema técnico para el intercambio automatizado de pruebas entre autoridades competentes de Estados miembros diferentes.
Este sistema técnico, en principio, ha de permitir que la persona usuaria tenga la posibilidad de previsualizar las pruebas que utilizará la autoridad solicitante y decidir si procede o no al intercambio de pruebas, pero a continuación se establece que el Derecho de la Unión o nacional aplicable puede permitir el intercambio transfronterizo automatizado de datos sin tal previsualización. En este sentido, el Reglamento excluye las transmisiones de datos previstas en su art. 61 de la previsualización que se acaba de describir.
Y, por último, el Reglamento en su art. 63 regula la remisión electrónica de expedientes administrativos en el ámbito de las Administraciones públicas mediante puesta a disposición, señalando que cuando desde una Administración Pública se solicite a otra un expediente electrónico, la remisión por esta a través de un nodo de interoperabilidad*, de la dirección electrónica o localizador que dé acceso al expediente electrónico puesto a disposición de la primera equivale a la remisión del mismo, siempre que se garantice la integridad del acceso a lo largo del tiempo que determine la correspondiente política de gestión de documentos electrónicos y el cumplimiento de la normativa de interoperabilidad aplicable al tipo de expediente.
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* Se entiende por nodo de interoperabilidad la entidad que presta servicios de interconexión técnica, organizativa y jurídica entre sistemas de información para un conjunto de Administraciones Públicas bajo las condiciones que estas fijen. La disposición adicional tercera del Reglamento crea el nodo de interoperabilidad de identificación electrónica del Reino de España para el reconocimiento mutuo de identidades electrónicas entre los Estados miembros, de acuerdo con lo previsto en el Reglamento (UE) n.º 910/2014, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior.
