El art. 14.2 de la Ley 39/2015 establece para las personas jurídicas, entre otros sujetos, la obligación de relacionarse con las Administraciones públicas a través de medios electrónicos para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo.
El Tribunal Supremo se ha pronunciado recientemente en las sentencias de 25 de octubre y de 28 de septiembre de 2021 sobre si al amparo del artículo 5 de la Ley 39/2015 resulta conforme al principio pro actione exigir a las personas jurídicas la presentación por medios electrónicos de poder notarial a fin de acreditar su representación.
En ambos supuestos examinados, entre otras cuestiones se plantea la adecuación a la legalidad de la consideración por la Administración actuante de no tener por acreditada la representación de una persona jurídica para la interposición de un recurso administrativo mediante la presentación de una firma electrónica de representación de la persona jurídica.
A este respecto, el Tribunal Supremo señala que
puede afirmarse que cuando se dispone de un certificado electrónico, expedido por la autoridad competente, para actuar como representante de una persona jurídica, los escritos y documentos firmados electrónicamente utilizando dicho certificado se entenderán presentados por dicha persona jurídica, así se dispone en el art. 7.4. de Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, en el que se establece "Se entenderán hechos por la persona jurídica los actos o contratos en los que su firma se hubiera empleado dentro de los límites previstos en el apartado anterior".
Los certificados para representar y actuar en nombre de una persona jurídica en las actuaciones electrónicas pueden solicitarse por su administradores, representantes legales y voluntarios con poder bastante a estos efectos (art. 7.1 de la Ley 59/2003) y la autoridad certificadora debe comprobar antes de expedirlo que el solicitante acredita, de forma fehaciente, ostentar dicha representación.
Así se dispone en el art. 13.2 de la Ley de Firma Electrónica en el que bajo el título "Comprobación de la identidad y otras circunstancias personales de los solicitantes de un certificado reconocido" se dispone que "2. En el caso de certificados reconocidos de personas jurídicas, los prestadores de servicios de certificación comprobarán, además, los datos relativos a la constitución y personalidad jurídica y a la extensión y vigencia de las facultades de representación del solicitante mediante los documentos públicos que sirvan para acreditar los extremos citados de manera fehaciente y su inscripción en el correspondiente registro público si así resulta exigible.
La citada comprobación podrá realizarse, asimismo, mediante consulta en el registro público en el que estén inscritos los documentos de constitución y de apoderamiento, pudiendo emplear los medios telemáticos facilitados por los citados registros públicos".
Por ello, la persona física que dispone de un certificado digital para firmar electrónicamente documentos en representación de una persona jurídica ha demostrado fehacientemente ante la autoridad certificadora correspondiente ostentar dicha representación y, por ende, no puede ser cuestionada por otra Administración u órgano administrativo con motivo de cada actuación concreta.
Concluye el Tribunal Supremo fijando la siguiente doctrina jurisprudencial:
El administrador único que ha obtenido del organismo certificador competente un certificado de firma electrónica que le habilita para actuar telemáticamente en representación de una persona jurídica no necesita aportar, mientras esté vigente dicho certificado, un poder de representación de la sociedad con motivo de cada actuación concreta ante la Administración.
Hay que advertir que la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica ha sido derogada y sustituida por la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza, y ha eliminado los preceptos incompatibles con el Reglamento (UE) 910/2014, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior y por el que se deroga la Directiva 1999/93/CE. La nueva ley ha dejado sin efecto los certificados de firma de personas jurídicas, introducidos por la citada Ley de firma electrónica.
El nuevo paradigma instaurado por el mencionado reglamento implica que únicamente las personas físicas están capacitadas para firmar electrónicamente, por lo que no prevé la emisión de certificados de firma electrónica a favor de personas jurídicas o entidades sin personalidad jurídica. A estas se reservan los sellos electrónicos, que permiten garantizar la autenticidad e integridad de documentos tales como facturas electrónicas.
Sin perjuicio de lo anterior, las personas jurídicas podrán actuar por medio de los certificados de firma de aquellas personas físicas que legalmente les representen.
