Cuando ha pasado poco más de un año desde la entrada en vigor del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, a cuyo contenido en materia de procedimiento administrativo dedicamos en su día este post, el Tribunal Supremo ha resuelto dos recursos contencioso-administrativos contra dicha disposición reglamentaria, el primero el 25 de mayo y el segundo el 30 de mayo de 2022.
Resulta especialmente interesante el segundo pronunciamiento, instado por la Generalidad de Cataluña, porque es parcialmente estimatorio de la demanda al declarar la nulidad de la disposición transitoria primera del Real Decreto, relativa a la destrucción de documentos en soporte no electrónico.
Para explicar el razonamiento del Tribunal Supremo, hay que empezar haciendo referencia a las normas generales sobre el tiempo de conservación y destrucción de documentos contenidas en el articulado del Reglamento, concretamente, en el art. 53. La regla básica aparece en el apartado primero, que establece que
Los documentos presentados por el interesado en soporte papel que por cualquier circunstancia no le puedan ser devueltos en el momento de su presentación, una vez digitalizados serán conservados a su disposición durante seis meses para que pueda recogerlos, independientemente del procedimiento administrativo al que se incorporen o de la Administración Pública a que vayan dirigidos, salvo que reglamentariamente la Administración correspondiente establezca un plazo mayor.
Este precepto
también fue cuestionado por la Generalidad de Cataluña arguyendo que se trata de
una norma organizativa interna que invade sus competencias autoorganizativas
que, además, ya ha ejercido reglamentariamente con una regulación diferente. El
Tribunal Supremo considera que la previsión normativa sobre la devolución,
conservación o destrucción de los documentos presentados en soporte papel una
vez haya sido digitalizados no es una cuestión meramente organizativa interna,
sino que se trata de una faceta de las relaciones de los ciudadanos con la Administración,
que se regula en ejercicio de la competencia del Estado en orden a garantizar
un trato común a los ciudadanos en sus relaciones con las distintas
administraciones públicas (artículo 149.1.18ª de la Constitución).
La disposición transitoria primera nulo establece lo siguiente:
1. Transcurridos dos años desde la entrada en vigor de este real decreto, los documentos en soporte no electrónico que se encuentren en las oficinas de asistencia en materia de registros y de los que se haya obtenido una copia electrónica auténtica de conformidad con los requisitos que establece el Esquema Nacional de Interoperabilidad y su normativa técnica complementaria, para su registro e incorporación al correspondiente expediente electrónico, podrán ser eliminados en las mismas condiciones que establece este real decreto.
Para ello será necesaria la comunicación previa a la autoridad calificadora correspondiente (…)
2. Asimismo, transcurridos dos años desde la entrada en vigor de este real decreto podrán destruirse las copias en papel de los documentos previstos en el artículo 49 del Reglamento que se encuentren en las oficinas de registro y de las que se haya obtenido en su momento la correspondiente copia electrónica.
En síntesis, la objeción que plantea la demanda es que la regla que impide la destrucción de los documentos en soporte no electrónico en un plazo de dos años y que establece como necesaria la comunicación previa a la autoridad calificadora correspondiente, es una norma de organización interna sin afectación directa sobre la actividad externa de la Administración y los ciudadanos, por lo que vulnera la competencia exclusiva de la Generalidad de Cataluña para organizar su propia Administración, que además ha regulado este aspecto de otra manera.
En su respuesta, el Tribunal Supremo relaciona la disposición transitoria impugnada con el contenido del art. 53 del Reglamento que ya hemos comentado, indicando que dicho artículo
regula, en lo que ahora interesa, la obligación de conservar a disposición del interesado durante seis meses -salvo que la Administración correspondiente establezca reglamentariamente un plazo mayor- los documentos presentados en soporte papel (o en formato electrónico dentro de un dispositivo), que, una vez digitalizados (o incorporados al expediente), no le puedan ser devueltos en el momento de su presentación. Por otra parte, es obligado entender, por contraposición con lo dispuesto en la norma transitoria que ahora vamos a examinar, que este artículo 53 se refiere a documentos presentados después de la entrada en vigor del Real Decreto 203/2021.
En consecuencia, razona el Tribunal Supremo, la disposición transitoria, aunque no lo diga expresamente, se refiere a documentos que fueron presentados antes de la entrada en vigor del Real Decreto 203/2021, pues no puede solaparse con lo que establece el art. 53, y como no hace distingos ni establece límites, afecta a los documentos presentados en cualquier fecha anterior entrada en vigor del Real Decreto -en los días inmediatamente previos o años antes de esa entrada en vigor, y con independencia de si el procedimiento en el que se incardinan esos documentos está todavía en tramitación o ya concluido.
Dada la generalidad de términos en que está concebida la disposición transitoria, no se puede entender que su finalidad sea garantizar un trato común a la ciudadanía en sus relaciones con las distintas administraciones públicas, sino que su principal objetivo consiste en abordar un problema de gestión y depuración de archivos documentales, que es una cuestión meramente organizativa.
Si la norma hubiera
distinguido entre documentos incorporados a procedimientos en tramitación y documentos
que forman parte de procedimientos concluidos, en el primer caso se hubiera
podido identificar una finalidad de garantizar el trato común de la ciudadanía
en sus relaciones con las Administraciones, pero al no hacerlo, la norma es
contraria al orden constitucional de competencias, y por ello se declara nula.
