Recientemente, el Tribunal Supremo ha llamado la atención sobre la forma como los órganos judiciales están recibiendo en ocasiones los expedientes remitidos por los órganos administrativos por
el deficiente modo de presentación mediante el amontonamiento de hojas que se produce cuando se escanean documentos (…)
El Tribunal Supremo cuestiona que pueda denominarse expediente digital a un expediente creado de esta manera por el hecho de remitirlo en un soporte CD. Recogen esta crítica, entre otras, las sentencias de 15 de marzo de 2021, 24 de junio de 2021, 14 de diciembre de 2021, de 6 de julio de 2022, y de 10 de enero de 2024, de la que tomamos las citas.
Lo que echa de menos el Tribunal Supremo es que el expediente remitido ha de contener un índice que no ha de ser como el índice clásico de un expediente en papel, sino que ha de adaptarse a las peculiaridades del formato electrónico y servirse de las prestaciones que aquel ofrece, porque
Una transformación de documentos en formato papel a un formato digital no es simplemente proporcionar una imagen escaneada. sino que la imagen ha de poder identificarse para su eficaz y rápida consulta mediante el correspondiente índice.
La exigencia de índice aparece en el art. 70 de la Ley 39/2015, en el que, después de caracterizar el expediente administrativo como
el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla
se indica que ha de tener formato electrónico y, en la parte que aquí interesa, ha de integrar
un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita.
Asimismo, el art. 48.4 de la Ley reguladora de la jurisdicción contenciosa-administrativa (Ley 29/1998, de 13 de julio) establece que
El expediente se enviará completo, en soporte electrónico, foliado, autentificado y acompañado de un índice, asimismo autentificado, de los documentos que contenga.
El Tribunal Supremo hace constar que el incumplimiento de la obligación de incorporar un índice a los expedientes remitidos no impide que en (demasiados, dice el Tribunal Supremo) casos los tribunales de justicia los acepten para no causar perjuicios al ciudadano, dejando claro que
No puede reputarse índice al simple enumerado de documentos.
Es decir, no es admisible en formato electrónico el índice que se elaboraría para un expediente en papel.
Es preciso que los expedientes administrativos remitidos por las Administraciones públicas cumplan los parámetros necesarios para una consulta ordenada, rápida y eficiente.
El índice ha de permitir una consulta ordenada de toda la documentación obrante. Lo que propone y exige el Tribunal Supremo es que en el índice se incluyan hipervínculos a los documentos del expediente, y pone como ejemplo los códigos electrónicos publicados por el Boletín Oficial del Estado. Así,
Ese índice lateral izquierdo cuando el expediente es electrónico o de la Administración digital ha de permitir su consulta desplegando las hojas sin necesidad de visualizar todas las páginas cada vez que se opte por comprobar o contrastar un dato. Lo anterior es lo que permiten los documentos digitalizados en PDF con el servicio de índice, es decir, al colocar el cursor sobre el apartado correspondiente se abre en la página buscada, aunque el documento en PDF tenga miles de páginas (…)
Concluye el Tribunal Supremo recordando, como ya dijo en su sentencia de 8 de mayo de 2015, que
