Las oficinas de asistencia en materia de registros

La Ley 39/2015 no regula sistemáticamente las oficinas de asistencia en materia de registros. Ha optado por atribuirles competencias a lo largo de su articulado, por lo que hemos de hacer un repaso bastante general a la Ley para hacernos una idea de qué papel les corresponde en el nuevo procedimiento administrativo común.

La referencia más general a las oficinas de asistencia en materia de registros la encontramos en la exposición de motivos de la Ley donde se dice, al presentar el registro electrónico general con que han de contar todas las Administraciones públicas, que

Estos registros estarán asistidos a su vez por la actual red de oficinas en materia de registros, que pasarán a denominarse oficinas de asistencia en materia de registros, y que permitirán a los interesados, en el caso que así lo deseen, presentar sus solicitudes en papel, las cuales se convertirán a formato electrónico.

De esta referencia podemos desprender dos notas:

• las oficinas de asistencia en materia de registros son las antiguas oficinas en materia de registros con otra denominación. Desde luego, con otra denominación pero también con funciones adicionales, como veremos. Funciones adicionales a las que no se alude en la exposición de motivos pero que hubieran merecido alguna mención explicativa, por su extensión y por lo novedoso que resulta el traslado de dichas funciones a las oficinas.
• las oficinas de asistencia en materia de registros asisten a los registros electrónicos generales, son un elemento auxiliar de los registros electrónicos generales. Por lo tanto, dado que, de conformidad con la disposición final séptima de la Ley, las previsiones sobre registro electrónico producirán efectos a los dos años de la entrada en vigor de la Ley, parece colegirse en buena lógica que la suspensión de efectos también habría de predicarse de las previsiones sobre las oficinas de asistencia en materia de registro, dado su carácter instrumental y subalterno de los registros electrónicos generales. ¿Sí? Veremos más adelante que, si damos por buena esta interpretación, la vis expansiva de la demora de los efectos de la disposición final séptima habrá de alcanzar también a otros aspectos del procedimiento administrativo común que incorpora la Ley.

Las oficinas de asistencia en materia de registros son una versión avanzada de las antiguas oficinas en materia de registros; tan avanzada, que pasan a realizar funciones que tradicionalmente se realizaban en las unidades administrativas gestoras de los procedimientos y de los servicios administrativos. Conservan, eso sí, la función tradicional de puerta de entrada de la documentación en la Administración, pero limitada a la relación no electrónica, y han perdido la condición de puerta de salida, ya que la salida de los documentos se anota en el registro electrónico general (art. 16.1)¹. Y como contrapeso a esta pérdida de funciones, se les atribuyen otras muy variadas que veremos a continuación.

En cuanto a su función como puerta de entrada de la documentación dirigida a las diferentes Administraciones, hay que llamar la atención sobre la nueva disposición de la Ley que hace de las oficinas de asistencia en materia de registros no un elemento auxiliar del registro de la Administración o del organismo a que están respectivamente adscritas, sino de todos los registros electrónicos generales de las diferentes Administraciones. Recuérdese la referencia del art. 38.4 de la Ley 30/1992 a la posibilidad de presentar solicitudes, escritos y comunicaciones

en los registros de los órganos administrativos a los que se dirijan,

sin perjuicio de que también se pudieran presentar en los registros de cualquier órgano administrativo, en los términos del art. 38.4, b) de la Ley 30/1992. Pues bien, la Ley 39/2015 ya no hace esta diferenciación, puesto que establece como lugar de la presentación de los documentos, además de el registro electrónico² y las oficinas que tradicionalmente han realizado esta función³, las oficinas de asistencia en materia de registros (art. 16.4, d). Por tanto, las oficinas de asistencia en materia de registros son llamadas por la Ley a realizar una función global de puerta de entrada de la Administración -que ya se había reconocido a sus antecesoras por la Ley 30/1992-, pero ahora más decididamente, como se desprende de la disposición adicional cuarta de la Ley, en virtud de la cual

Las Administraciones Públicas deberán mantener permanentemente actualizado en la correspondiente sede electrónica un directorio geográfico que permita al interesado identificar la oficina de asistencia en materia de registros más próxima a su domicilio.

Vaya, en consecuencia, a presentar el documento a la oficina de asistencia en materia de registros más cercana o a la  que le resulte mejor, no necesariamente a la correspondiente a la Administración o al organismo destinatarios.

La Ley regula con un cierto detalle algunos de los aspectos de la presentación de documentos en las oficinas de asistencia en materia de registros. Serán las encargadas de digitalizar los documentos presentados presencialmente (art. 16.5); de facilitar el código de identificación del Órgano, centro o unidad administrativa a que se dirige la persona interesada (art. 66.1); de facilitar a la persona interesada el recibo que acredite la fecha y hora de presentación (art. 66.3); y de poner a disposición de las personas interesadas los modelos y sistemas de presentación masiva que permitan a los interesados presentar simultáneamente varias solicitudes (art. 66.4).

La Ley atribuye a las oficinas de asistencia en materia de registros funciones adicionales, inexistentes hasta ahora en estas unidades administrativas.

Las oficinas de asistencia en materia de registros aparecen como una unidad administrativa fundamental -aunque no se le otorguen todas las funciones en exclusiva- en la asistencia en el uso de medios electrónicos a las personas interesadas. La Ley establece que las Administraciones Públicas han de asistir en el uso de medios electrónicos a las personas interesadas no obligadas a la relación electrónica con la Administración que así lo soliciten, especialmente en lo referente a la identificación y firma electrónica, presentación de solicitudes a través del registro electrónico general y obtención de copias auténticas (art. 12.1).

De esta previsión se desprende que las oficinas de asistencia en materia de registros habrán de contar con personal habilitado para la identificación y firma en lugar de la persona interesada previa solicitud y manifestación del consentimiento expreso por parte de ésta, cuando no esté obligada a la relación electrónica. La Ley obliga a mantener actualizado un registro o sistema equivalente, en el que, al menos, han de constar los funcionarios habilitados para la identificación y firma que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros (art. 12.3). Se tratará, por tanto, de una función no exclusiva de las oficinas de asistencia en materia de registros, pero que desarrollarán de una manera extensiva como oficinas abiertas al público. Llama la atención que la Ley personalice esta atribución en los funcionarios habilitados, ya que una lectura literal sería problemática para los organismos y entidades dotados exclusivamente por personal laboral. No se entiende que el personal laboral pueda realizar válidamente actos administrativos y que no pueda realzar funciones de identificación y firma.

En los mismos términos se puede comentar la previsión de que las oficinas de asistencia en materia de registros dispongan de personal habilitado para expedir copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados (art. 27.1). En el registro de funcionarios habilitados para la expedición de copias auténticas que han de mantener las Administraciones públicas (art. 27.1 in fine) han de constar, al menos, los que presten servicio en las oficinas de asistencia en materia de registros.

Se prevé también que el apoderamiento apud acta se otorgue, en su modalidad presencial, mediante comparecencia personal en las oficinas de asistencia en materia de registros (art. 6.5). No se prevé que otra unidad administrativa intervenga en este trámite, por lo que queda como función nueva de la oficina de asistencia en materia de registros y de ejercicio exclusivo.

Y por último, se prevé también que la notificación por comparecencia se realice en las oficinas de asistencia en materia de registros, cuando lo solicite la persona interesada o su representante con ocasión de su comparecencia espontánea en dichas oficinas (art 41.1, a). En este caso tampoco se prevé que la notificación pueda ser practicada en otra unidad administrativa.

Vistas de forma general las funciones atribuidas a las oficinas de asistencia en materia de registros por la Ley, hemos de volver a considerar la cuestión de si la demora de los efectos de las previsiones sobre registro electrónico de la disposición final séptima de la Ley incide también en las previsiones sobre las oficinas de asistencia en materia de registros. Si esto es así, como mínimo habrá que hacer extensiva la demora de la eficacia también a las previsiones sobre apoderamiento apud acta presencial y sobre notificación por comparecencia, que son exclusivas, como hemos dicho, de las oficinas de asistencia en materia de registros. En la práctica, se seguirían aplicando las previsiones de la Ley 30/1992 a este respecto.

A modo de conclusión, incluso en la hipótesis de que las previsiones sobre oficinas de asistencia en materia de registros no sean eficaces hasta el 2 de octubre de 2018, hay que advertir que las oficinas de registro actuales habrán de ser objeto de una profunda revisión para que, llegado el momento de la eficacia de las nuevas normas, puedan afrontar con eficacia sus nuevos cometidos.

1 La anotación en el registro electrónico general de las salidas no viene impuesta por la Ley, que la prevé con carácter facultativo: se podrán anotar en el mismo la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.

2 Aquí sí que se distingue entre el registro electrónico de la Administración u Organismo al que se dirijan, y los restantes registros electrónicos de cualquiera de los sujetos a los que se refiere el artículo 2.1.

3 Las oficinas de Correos y las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.