La protección de datos personales en las notificaciones por medio de anuncios y publicaciones de actos administrativos (DA 7ª de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales)

Ya comentamos en un anterior post que la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales,  modificó los apartados 2 y 3 del artículo 28 de la Ley 39/2015 para adaptar a la nueva regulación las previsiones del procedimiento administrativo común sobre la aportación de documentos por las personas interesadas al procedimiento administrativo. La Ley Orgánica 3/2018 contiene, además, una norma de singular importancia que regula la identificación de las personas interesadas en las notificaciones por medio de anuncios y publicaciones de actos administrativos en su disposición adicional séptima.

Dicha disposición adicional alude, como primer supuesto, a la publicación de un acto administrativo que contiene datos personales de la persona afectada. Se refiere, por tanto, a los supuestos en que se publica el texto íntegro del acto en el cual aparece algún dato personal relacionado con la persona afectada. En este caso se identificará a la persona afectada mediante su nombre y apellidos, añadiendo cuatro cifras numéricas aleatorias del documento nacional de identidad, número de identidad de extranjero, pasaporte o documento equivalente. Cuando la publicación se refiera a una pluralidad de afectados estas cifras aleatorias deberán alternarse.

La Agencia Española de Protección de Datos ha hecho pública una orientación para la aplicación provisional de las garantías de protección de la divulgación del documento nacional de identidad, número de identidad de extranjero, pasaporte o documento equivalente de las personas interesadas, en los siguientes términos:

• Dado un DNI con formato 12345678X, se publicarán los dígitos que en el formato que ocupen las posiciones cuarta, quinta, sexta y séptima. En el ejemplo: ***4567**.

• Dado un NIE con formato L1234567X, se publicarán los dígitos que en el formato ocupen las posiciones, evitando el primer carácter alfabéticos, cuarta, quinta, sexta y séptima. En el ejemplo: ****4567*.

• Dado un pasaporte con formato ABC123456, al tener sólo seis cifras, se publicarán los dígitos que en el formato ocupen las posiciones, evitando los tres caracteres alfabéticos, tercera, cuarta, quinta y sexta. En el ejemplo: *****3456.

• Dado otro tipo de identificación, siempre que esa identificación contenga al menos 7 dígitos numéricos, se numerarán dichos dígitos de izquierda a derecha, evitando todos los caracteres alfabéticos, y se seguirá el procedimiento de publicar aquellos caracteres numéricos que ocupen las posiciones cuarta, quinta, sexta y séptima. Por ejemplo, en el caso de una identificación como: XY12345678AB, la publicación sería: *****4567***

• Si ese tipo de identificación es distinto de un pasaporte y tiene menos de 7 dígitos numéricos, se numerarán todos los caracteres, alfabéticos incluidos, con el mismo procedimiento anterior y se seleccionarán aquellos que ocupen las cuatro últimas posiciones. Por ejemplo, en el caso de una identificación como: ABCD123XY, la publicación sería: *****23XY.

En segundo lugar, la disposición adicional se refiere a la notificación por medio de anuncios, particularmente en los supuestos a los que se refiere el artículo 44 de la Ley 39/2015. Este supuesto se refiere, en general, a la publicación de un determinado hecho o trámite que incluye algún dato personal vinculado a la persona afectada, y especialmente (particularmente, dice el precepto), a la publicación de anuncios para practicar la notificación a personas interesadas que sean desconocidas, se ignore el lugar de la notificación o, una vez intentada, no se hubiese podido practicar. En este supuesto, se identificará a la persona afectada exclusivamente mediante el número completo de su documento nacional de identidad, número de identidad de extranjero, pasaporte o documento equivalente.

El tercer supuesto contemplado es el de que la persona afectada careciera de documento nacional de identidad, número de identidad de extranjero, pasaporte o documento equivalente. En este caso se identificará a la persona afectada únicamente mediante su nombre y apellidos.

Y como norma de cierre se establece que

en ningún caso debe publicarse el nombre y apellidos de manera conjunta con el número completo del documento nacional de identidad, número de identidad de extranjero, pasaporte o documento equivalente.

Se contempla, por último, una previsión relacionada con la prevención de riesgos para víctimas de violencia de género, con el mandato de que

el Gobierno impulsará la elaboración de un protocolo de colaboración que defina procedimientos seguros de publicación y notificación de actos administrativos, con la participación de los órganos con competencia en la materia.